클라우드형 2대 그룹웨어 Microsoft 365와 Google Workspace를 철저히 비교！

2022/05/24　(갱신일：2022/05/24)

재택근무의 보급에 따라 사내 및 팀 내에서의 정보 공유에 대해 고민하는 기업들도 적지 않을거라 생각됩니다.
그런 재택근무 시대의 과제를 해결하는 툴이 Microsoft 365 와 Google Workspace 와 같은 클라우드형 그룹웨어입니다.

그룹웨어는 재택근무에 다양한 메리트를 부여합니다.
클라우드 상에 스토리지를 두어 사내 스탶이나 외부인과의 파일 공유/편집, 화상 회의를 간편하게 할 수 있는 툴입니다.

이번에는 이러한 클라우드형 그룹웨어의 대표격인 Microsoft 365와 Google Workspace의 특징을 비교해 보았습니다.

“그룹웨어 도입을 검토하고 있는데 Microsoft 365와 Google Workspace 둘 중 어느쪽이 우리 회사에 더 적합한지? “
이미 그룹웨어를 도입했는데 다른 제품으로 바꾸는 게 좋은지?

이러한 의문을 가지고 있는 기업도 많을 것으로 생각됩니다.
그 의문에 대한 답변으로는, “회사가 처한 상황에 따라 선택해야 할 제품은 달라진다” 입니다.

예를들어, 사내에서 Microsoft 제품 이용이 많다면 Microsoft365를 택하는것이 이득이 될 가능성이 높습니다.
반대로 구글 애플리케이션을 개인적으로 이용하고 있는 임직원이 많다면 Google Workspace를 택하는 것이 임직원들의 만족도가 올라갈 가능성이 높습니다.

이번에 Microsoft 365와 Google Workspace를 철저하게 비교하여 어떤 제품을 선택하는게 좋은지 알아보도록 하겠습니다.
그룹웨어의 선정이나 변경을 검토하고 계시는 IT담당자께 참고가 되었으면 합니다.

클라우드형 그룹웨어는 온라인 서버에서 제공되는 소프트웨어를 인터넷을 통해 이용하는 유형의 그룹웨어입니다.
그룹웨어란 사내에서의 정보 공유나 커뮤니케이션 활성화를 목적으로 한 툴입니다.
메일이나 채팅 등, 커뮤니케이션을 위한 툴에 더해 스케줄 관리, 작업 관리 등, 업무를 원활하게 진행하기 위한 툴로 구성되어 있습니다.

이러한 그룹웨어는 재택근무의 보급에 따라 더욱 주목받게 되었습니다.
그룹웨어를 도입함으로써 사내뿐만이 아니라 사외 분과도 공유 가능한 클라우드 스토리지를 이용해 파일의 공동 편집도 가능해집니다.

파일을 일일이 메일에 첨부해 보낼 필요가 없어지고 채팅이나 리모트 회의 시스템을 활용함으로써 실시간으로 정보 공유를 할 수 있습니다.
각각 다른 곳에서 업무를 보는 재택근무시 매우 유용합니다.

또한 문서 작성 및 함수를 이용한 표 계산, 프레젠테이션을 위한 슬라이드를 작성하는 도구도 포함되어 있어 일상 업무의 거의 모든 것을 그룹웨어로 커버할 수 있습니다.

그런 그룹웨어로서 폭넓게 보급되어 있는 대표적인 제품이 Microsoft 365 와 Google Workspace입니다.
먼저 두 제품의 개요부터 설명하겠습니다.

1. Microsoft 365 개요
   Microsoft 365는 Microsoft사가 제공하는 그룹웨어입니다.
   
   Word, Excel, PowerPoint와 같은 대표적인 Office애플리케이션과 함께 Teams(채팅이나 Web회의 애플리케이션)을 대표하는 업무 효율화 애플리케이션이 내포되어 있습니다.
2. Google Workspace 개요
   Google Workspace 는 Google 사에서 제공하는 그룹웨어 입니다.
   2020년 10월에 「G Suite」에서 「Google Workspace」로 명칭이 변경되어 요금 체계등이 변경되었습니다.
   
   Gmail(메일), Google 캘린더(일정관리)와 같이 대표적인 애플리케이션에 더불어 스프레드시트등의 Web상에서 이용할 수 있는 Office 애플리케이션이 포함되어 있는 서비스입니다.

결론부터 말하자면 Microsoft 365와 Google Workspace 에 포함되어 있는 애플리케이션(기능)은 거의 유사합니다.

Microsoft 365 와 Google Workspace 에서 사용할 수 있는 애플리케이션과 그 기능을 아래의 표에 정리했습니다.

Microsoft 365와 Google Workspace애플리케이션 비교

이렇게 실제로 표로 만들어 비교해보면 Microsoft 365와 Google Workspace에서는 제공되는 애플리케이션 및 그 용도가 비슷하다는 것을 알 수 있습니다.

“애플리케이션의 기능면에 있어서는 거의 유사하다는 것은 알겠고, 그렇다면 가격은 어떨지?”
라는 의문이 들 것입니다.

실제적으로 서비스 가격면에서도 큰 차이는 없습니다.
2020년 10월의 명칭 변경 이전에는 Google Workspace(구 G Suite)가 저렴했기 때문에 코스트면에서 Google을 선택하는 케이스도 많았습니다만 명칭 변경에 따른 가격의 개정으로 서비스 자체의 비용면에서는 거의 차이가 없어졌습니다.

Microsoft 365, Google Workspace 의 차이점 중 하나로 유저당 부여되는 스토리지 용량의 차이를 들 수 있습니다.

같은 가격의 “Microsoft 365 Business Standard”와 “Google Workspace Business Standard”를 비교하면 아래와 같습니다.

1. 【Microsoft 365 Business Standard의 경우】
1. 스토리지 용량 (1사용자당):1TB
2. 메일Box 용량 (1사용자당):500GB

1. 【Google Workspace Business Standard의 경우】
1. 스토리지 및 메일Box 용량 계: 2TB

Microsoft 365는 메일 500GB, 파일 스토리지 1TB로 각각 용량이 부여되지만 Google Workspace는 Business Standard 플랜의 경우 2TB가 제공됩니다.

또한 Google Workspace Enterprise의 “Standard”플랜, “Plus”플랜은 스토리지 용량이 필요에 따라 확장 가능합니다.
자사의 임직원이 어느 정도의 스토리지를 활용할지를 생각한 다음 선정이 필요합니다.

‘애플리케이션 기능에도 큰 차이가 없고 금액도 비슷하다면 어떤 것을 선택해야 할지…’라는 생각이 들 것입니다.
Microsoft 365 와 Google Workspace는 각각의 강점이 있으므로 그 점을 파악하여 기업에 적절한 그룹웨어를 선택해야 합니다.

Microsoft 365의 강점
→ Microsoft Office 시리즈와의 궁합이 Good!

Microsoft 365의 가장 큰 강점은 같은 기업에서 제공하는 서비스인만큼 기존 Microsoft Office시리즈(Excel, Word, PowerPoint)와의 호환성이 있다는 점입니다.
Microsoft사의 Office시리즈는 기업에서 문서 작성에 이용되는 가장 중요한 애플리케이션입니다.

지금까지 Office 시리즈를 이용하여 자료를 작성해온 기업에 새로이 도입하는 시스템으로문제없이 기존 서비스를 이용할 수 있다는 점(호환성이 있음)은 중요한 포인트입니다.

또한 Microsoft 365에는 Office를 편리하게 이용할 수 있는 애플리케이션도 포함되어 있습니다. (※주)
예를 들어 Teams로 Excel로 작성한 자료를 첨부하여 동료에게 공유하고 인터넷상에서 Excel을 동시 편집할 수 있습니다.

프로젝트에서 자료를 급히 작성해야 하는 경우나 상사에게 자료를 리뷰해야 하는 경우, 이와같은 상황에서 효율적으로 업무를 수행할 수 있습니다.

온라인상에서의 공동 작업 자체는 Google Workspace 등 타사 서비스에서도 가능합니다.
그러나 최종적으로 출력하는 자료는 마이크로소프트사의 Office를 이용하는 경우가 많지 않은가요?
그 때 Excel로 변환시에 함수나 글꼴이 깨지는 경우가 종종 발생합니다.

기업에서 가장 많이 이용되면서 익숙한 Office애플리케이션을 업무 효율화 툴로서 이용할 수 있다는 점은 선정에 있어서 매우 큰 포인트입니다.

또한 Microsoft 사 Office 애플리케이션을 이용하면서 Google Workspace등의 타사 그룹웨어의 이용을 요청하는 경우도 있을거라 생각합니다.
이 경우 Office 분의 비용만큼 코스트 추가가 되기때문에 주의가 필요합니다.

※주 Office 소프트웨어만을 이용하실 수 있는 Microsoft 365의 플랜도 있습니다.

Google Workspace의 강점
→ 프리 Gmail에 익숙한 사용자에게 있어서 불편함 없이 심플한 조작성이 매력

Google Workspace 의 가장 큰 강점은 컨슈머를 위한 서비스로 익숙한 애플리케이션이 많다는 점입니다.

이 기사를 보고 계신 여러분 중에도 개인적으로 Gmail이나 Google Drive 서비스를 이용하고 계신 분이 많을거라 생각됩니다.
이미 서비스에 익숙해져 있기 때문에 도입 시점부터 자연스러운 사용을 기대할 수 있습니다.

또한 Google은 검색 서비스 발상의 기업이기 때문에 Google Workspace 에서도 검색 기능을 살려 서비스상에서 검색이 가능합니다.

파일명이 불분명한 경우에도 파일 내용으로 검색이 가능하기 때문에 하나의 키워드로 다양한 형식의 파일 혹은 메일 등에서도 검색할 수 있습니다.
이러한 점은 업무 효율화를 목적으로 한 그룹웨어로서 큰 어드밴티지라고 말할 수 있습니다.

그밖에 Microsoft 365와 Google Workspace에는 다음과 같은 차이점이 있습니다.

Google Workspace 는 중국에서 이용 불가
글로벌하게 비즈니스를 전개하고 있는 기업의 IT담당자가 주의해야 할 점은 중국에서는 구글 Workspace를 이용할 수 없다는 점입니다.

Microsoft 365도 Google Workspace도 서비스를 글로벌 전개하고 있으므로 출장 등으로 국외에 있더라도 장소와 시간에 구애를 받지 않고 일할 수 있어서 매우 편리하지만 Google 자체가 중국에서는 차단되고 있어 Google Workspace 이용이 불가능합니다.

그렇기 때문에 중국의 자회사나 관련 회사와 그룹웨어를 함께 사용할 경우에는 Microsoft 365 가 적합합니다.

Microsoft 365와 Google Workspace의 기능 및 가격을비교해 보았습니다.
비교 결과를 정리하면 다음과 같습니다.

1. 기능
   Microsoft 365와 Google Workspace 는 거의 동등한 기능을 가지고 있다.
2. 각자의 강점
   
   • Microsoft 365의 강점：
     기존 이용하던 Office 시리즈에서 작성한 문서와의 호환성이 뛰어나다.
     Office 앱을 그대로 사용할 수 있다.
   • Google Workspace의 강점：
     Gmail에 익숙한 사용자에게 있어서는 불편함 없이 도입할 수 있다.
     「검색」기능을 활용한 심플한 조작성이 매력적이다.
3. 그외 장점
   Google Workspace는 중국에서 사용할 수 없다

그렇다면 결국 어느 쪽이 좋을까?는 의문에 대한 답변으로는
「거의 같은 서비스를 이용할 수 있기 때문에 일률적으로 좋고 나쁨을 결정하는 것은 어렵다」입니다.

Microsoft 365와 Google Workspace의 라이선스 비용에는 거의 차이가 없습니다.
따라서 Microsoft의 Office 제품을 이미 이용하고 있는 경우 Office 제품의 라이선스 비용을 생각하면 Microsoft 365를 택하는 편이이득일 것입니다.

반대로 Microsoft의 Office 제품이 필요 없고 Gmail이나 Google 캘린더를 개인적으로 이용하고 있는 임직원이 많은 경우 Google Workspace를 택하는 편이 임직원의 만족도가 올라갈 것입니다.

선정하는데 있어서는 각 기업에서 요구되는 요건을 정리한 후에 검토하기를 권장합니다.

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